Gestion des Contrats

Mise à jour du fichier contrats

Le fichier contrats permet d’inscrire les informations relatives aux contrats. Seuls les contrats actifs sont affichés dans la liste.

Affichage de la liste des contrats

Création d'un contrat / Affichage du formulaire
Saisie des informations générales

Lors de la création d’un contrat, il faut renseigner les informations sur l’entreprise ainsi que les diverses informations du contrat 1 .

Actif : cette case conditionne tous les traitements qui sont effectués pour ce contrat. Si elle est décochée, le contrat devient inactif et ne sera plus pris en compte par aucun des traitements des contrats (Facturation, Création des entretiens, etc…).

Facturable : si la case est cochée, le contrat sera pris en compte par l’assistant de facturation.

Adresse Facturation : correspond à l’adresse d’un contact dont le type est « Facturation ». Elle est renseignée automatiquement lors de la saisie du Client signataire du contrat.

Signé le : date de signature du contrat

Date de début : date de démarrage du contrat. Cette date peut être postérieure à la date de signature. Elle précise également la date à laquelle la facturation du contrat doit débuter.

Date de fin : date de fin du contrat. Après cette date, le contrat n’est plus pris en compte par aucun des traitements des contrats (Facturation, Création des entretiens, etc…). Cette date est facultative. Tant qu’elle n’est pas renseignée, le contrat est pris en compte par tous les traitements.

Type facture : précise le rythme de facturation du contrat, Mensuel, Trimestriel, Semestriel ou Annuel.

Terme : prend la valeur « Echu& nbsp;» ou « A Echoir »

Echu : si le contrat doit être facturé à la fin de la période à facturer et après avoir exécuté la ou les prestations.

A Echoir : si le contrat doit être facturé avant le début de la période à facturer et avant même d’avoir exécuté la ou les prestations.

Le tableau ci-dessus affiche les périodes facturées selon chaque association « Type facture – Terme ». La facturation est lancée le 25 de chaque mois.

Contrat parent : permet de regrouper plusieurs contrats en un seul contrat. Cette hiérarchisation des contrats est présente dans le seul but de générer une seule facture pour le client par l’assistant de facturation.

Saisie des informations de facturation
Facturation selon contrat

La facturation par contrat permet de définir le montant par période ainsi que la taxe et le compte comptable.

La description facture 1 correspond à la dénomination qui s’affichera sur la facture.

Le prix Annuel 3 est calculé en fonction du montant période 2 et de la période sélectionnée (champ « type de facture »)

Par exemple la facturation se fait au trimestre, le montant période, ici 153.00€, correspond au montant que le client paiera à chaque trimestre. Le prix annuel correspond au montant période multiplié par le nombre de période dans l’année, ici 153.00€ par période * 4 trimestres = 612.00€ à l’année.

Il faut associer le compte comptable à la fiche du contrat. Ce compte enregistre les pièces comptables liées au contrat (facture, avoir et règlement). Il fait partie du grand livre de la société. 4

La Taxe indique le taux de TVA.

Si la case MàJ du prix  6 est cochée le champ Taux de MàJ 7 s’affiche et permet de sélectionner un taux ou d’en créer un nouveau.

Facturation selon machine

L’adresse Intervention par défaut peut être sélectionnée en fonction du client qui a été sélectionné précédemment. Elle correspond à l’adresse d’un contact dont le type est « Intervention ».

Les champs  « Secteur par défaut » et « Adresse d’intervention par défaut » s’affichent lorsqu’on coche la case « Machine ».

L’adresse d’intervention par défaut du contrat est l’adresse ou la ou les prestations seront effectuées. Cette adresse se trouve forcément dans un secteur donné qui devient le secteur par défaut (les secteurs correspondent à un découpage de la zone couverte par les prestations de l’entreprise. Ce découpage est propre à chaque entreprise).

Le renseignement de l’Adresse d’intervention par défaut et  du Secteur par défaut permet de faciliter la saisie des informations lors de l’ajout d’une machine.

Par conséquence, Un contrat correspond à une adresse : l’adresse d’intervention par défaut.

Il faut d’abord enregistrer le contrat 1 pour ajouter des machines à ce contrat.

On peut également ajouter des machines au contrat lorsque qu’on crée la machine (chapitre « Création de la machine »)

Facturation selon contrat et machine

Il reste possible de facturer un contrat selon les deux modes « contrat » et « machine ».

Historique des factures du contrat

Les factures sont renseignées automatiquement suite à la facturation des contrats (voir : Traitement des factures des contrats)

Hiérarchie des contrats

La hiérarchie des contrats permet de visualiser les contrats parents et les contrats enfants.