Mise à jour du fichier employés

  • Les fiches des salariés sont créées et mises à jour dans le menu « EMPLOYES »

    Il ne faut pas confondre l’employé et l’utilisateur qui dispose d’un droit d’accès à l’application. La plupart des employés sont des utilisateurs mais les utilisateurs ne sont pas forcément des employés comme certains clients qui ont un droit d’accès.

Création d’un employé
Informations générales

Il faut saisir le nom et le prénom de l’employé, la catégorie à laquelle il appartient, son adresse électronique professionnelle et son téléphone professionnel.

Chaque employé est associé à une ou plusieurs catégories, il s’agit de la sélectionner dans la liste. Cette liste est paramétrée en amont dans :« Ressources humaines ➔ Configuration ➔ Etiquettes d’employés  ».

Informations publiques

Renseigner les informations sur le poste occupé par l’employé. Si le département et la fonction n’apparaissent pas dans la liste, il faut les créer.

Saisir l’adresse professionnelle de l’employé. Si elle n’apparaît pas dans la liste, il faut la créer sous forme d’un contact partenaire (l’employé est une personne avec qui l’entreprise a des contacts).

Renseigner le numéro de téléphone portable professionnel et la localisation du bureau de travail.

L’employé est en général lié à un utilisateur de l’application, il convient de le créer s’il n’existe pas. Il est conseillé de créer un accès pour chaque employé même s’il n’est pas forcément utilisateur. Un accès restreint suffit.

S’il s’agit d’un technicien qui intervient sur les machines, il convient de renseigner le ou les secteurs qu’il couvre.

Informations personnelles

Indiquer la nationalité et le numéro d’identification « numéro de sécurité sociale » et les autres numéros utiles si nécessaire.

Saisir l’adresse de l’employé. Si elle n’apparaît pas dans la liste, il faut la créer sous forme d’un contact partenaire (l’employé est une personne avec qui l’entreprise a des contacts).

Renseigner le numéro de compte bancaire.

La saisie de la date de naissance permet de contrôler le numéro de sécurité sociale. Il est intéressant de saisir le genre et l’état civil pour assurer un suivi évènementiel.

Paramètres RH

L’employé doit être associé à un produit de la base d’articles. Le coût horaire est donné dans le prix standard du produit relatif à ce salarié.

FICHE PRODUIT SALARIE

Il est conseillé de créer une catégorie « Employés » dans laquelle les fiches produits Salariés se trouveront. La fiche est un service dont l’unité de mesure est en général l’heure de travail. Le prix de l’heure de travail brute est indiqué sans oublier le compte comptable de charge relatif à la rémunération.