Création d’une machine / Affichage formulaire

  • Le fichier machines permet d’inscrire les informations relatives aux machines. Seules les machines actives sont affichées dans la liste.

Affichage de la liste des machines
Saisie des informations générales

Réf. Contrat : permet de spécifier le contrat auquel la machine est rattachée. La liste de sélection des contrats affiche seulement les contrats actifs et qui ne sont pas parents d’autres contrats. Une fois le contrat renseigné, les champs « Gardien », « Client », « Adresse Machine » et « Secteur » sont complétés automatiquement.

Actif : cette case conditionne tous les traitements qui sont effectués pour cette machine. Si elle est décochée, la machine devient inactive et ne sera plus prise en compte par aucun des traitements des machines (Facturation, Création des entretiens, etc…).

Facturable : si la case est cochée, la machine sera prise en compte par l’assistant de facturation.

Gardien : permet de renseigner le nom, prénom et l’adresse du gardien de l’immeuble/résidence.

Adresse Machine : peut être changée en fonction de l’adresse de la machine, si elle est au même endroit que l’adresse par défaut du contrat ou non.

Téléphone : permet de connaître le numéro de la personne à contacter en cas de besoin. Il peut être celui du gardien.

Renseigner toutes les remarques concernant cette machine dans Observation.

Saisie informations techniques

Saisir le Genre de la machine : Ascenseur, Monte Charge, Ascenseur Voiture, Ascenseur Handicapé, Plateforme, Barrière/Portail, Autres.

Renseigner le Type Contrat de la machine : Complet, Normal, Visite Technique, Minimal, Etendu. Il précise le niveau de prestation qui sera effectuée sur la machine.

Réparation Week-End : est cochée lorsque la machine doit faire l’objet d’astreinte pour des interventions le Week-End.

Arrêt Panne : la case est inaccessible (en lecture seule). Elle est cochée lorsque le technicien met à l’arrêt la machine lors d’une intervention de maintenance ou de panne. (Voir : Traitement des interventions des contrats).

Il convient de renseigner la Charge, la Vitesse, la Course et le Nombre de Niveaux.

Saisie informations de la tournée

Secteur : est renseigné automatiquement lors de la saisie du Contrat dans « Informations générales ». Il demeure toujours possible de modifier le secteur par défaut et saisir un autre secteur pour la machine.

La saisie du secteur permet lors de la création des pannes et des entretiens (voir « Traitement des interventions des contrats ») d’identifier le technicien qui prendra en charge la machine (voir « Gestion administrative des employés ➔ Mise à jour du fichier employés ➔ Création d’un employé ➔ Informations publiques »).

Les secteurs correspondent à un découpage de la zone couverte par les prestations de l’entreprise. Ce découpage est propre à chaque entreprise.

Liste de Contrôle : La liste de contrôle contient les différents contrôles que le technicien doit effectuer lors d’une intervention de type Maintenance. Cette liste est paramétrée en amont dans : Configuration ➔ Listes de Contrôle ➔ Listes de Contrôle.

Liste Tournées : est la liste des mois de l’année pour lesquels des entretiens seront générés par le système. La case « Tous les Mois » permet de cocher les douze mois de l’année d’un coup. Toutefois, il est possible de cocher certains mois et pas d’autres.

Type Tournée : avec la « Liste Tournées » il conditionne le rythme de la création automatique des entretiens. Il prend soit la valeur « Standard » ou « Toutes Les 6 Semaines ». Voir la partie : Traitement des interventions des contrats ➔ Règles de création des entretiens

Saisie informations facture

Dans les informations facture de la machine, il faut définir le montant par période ainsi que la taxe et le compte comptable.

La description facture correspond à la dénomination qui s’affichera sur la facture.

Le prix Annuel est calculé en fonction du montant période et de la période sélectionnée (champ « type de facture » du contrat)

Par exemple la facturation se fait au semestre, le montant période, ici 530,00€, correspond au montant que le client paiera à chaque semestre. Le prix annuel correspond au montant période multiplié par le nombre de période dans l’année, ici 530,00€ par période * 2 semestres = 1060.00€ à l’année.

Il faut associer le compte comptable à la fiche de la machine. Ce compte enregistre les pièces comptables liées à la facturation de la machine (facture, avoir et règlement). Il fait partie du grand livre de la société.

La Taxe indique le taux de TVA.

Si la case MàJ du prix est cochée le champ Taux de MàJ s’affiche et permet de sélectionner un taux ou d’en créer un nouveau.

Date Début Facturation : Elle précise la date à laquelle la facturation de la machine doit débuter.

Date Fin Facturation : Après cette date, la machine n’est plus prise en compte par la facturation. Cette date est facultative. Tant qu’elle n’est pas renseignée, la machine est prise en compte par tous les traitements.

Historique Pannes et Entretiens

Les pannes sont renseignées automatiquement suite à la création de chaque panne de la machine.

En revanche, les entretiens sont renseignés automatiquement suite à l’exécution de l’assistant « Créer Entretiens » ou à la création automatique des entretiens par le planificateur du système.

Historique des prix

Les lignes de l’historique des prix sont renseignées automatiquement suite à l’exécution de l’assistant MàJ des Prix Machines.